TRUCOS EXCEL - Formato condicional

El formato condicional es una herramienta de Excel que nos permite aplicar formatos especiales a las celdas, según su valor. No es un elemento decorativo, sino una potente herramienta de análisis que a través del uso del color o de símbolos nos permite visualizar rápidamente los datos más significativos de una hoja de cálculo.

Para acceder a las diferentes opciones de formato condicional, vamos a la ficha [Inicio] y en el grupo Estilos hacemos clic en [Formato condicional]; veremos el menú desplegable con las diferentes opciones que podemos aplicar.

Formatos condicionales directos

[Barras de datos], [Escalas de color] y [Conjunto de íconos] son tres herramientas de formato condicional que se aplican de manera rápida y directa; solo es necesario seleccionar previamente las celdas a las que deseamos aplicar formato y luego seleccionamos el que mejor represente a nuestros datos. 

Este tipo de formato condicional solo se aplica a valores numéricos.

¿Por qué funcionan de manera automática? Porque toman todos los números del rango seleccionado, calcula el promedio, y establece colores o símbolos para identificar a los valores que se encuentran por encima, por debajo en el promedio.

Barras de datos

Crea un gráfico de barras dentro de las mismas celdas. La longitud de cada barra está relacionada con el valor representado. 

Escalas de color

Este formato condicional aplica un degradado de colores para visualizar rápidamente los valores más altos, más bajos y los intermedios.

Conjuntos de íconos

Los conjuntos de íconos permiten elegir representaciones gráficas para identificar a los valores numéricos.

Para eliminar los formatos condicionales que aplicamos vamos a [Formato condicional] y en el menú desplegable seleccionamos [Borrar reglas]; desde el submenú podemos elegir entre borrar los formatos aplicados solo a las celdas seleccionadas o a toda la hoja de cálculo.

Formatos condicionales personalizados

Las dos primeras opciones del menú desplegable [Formato condicional] - [Resaltar reglas de celdas] y [Reglas superiores e inferiores]- nos ofrecen la oportunidad de destacar datos aplicando un formato solo a las celdas que cumplan con una regla determinada. 

[Resaltar reglas de celdas] incluye opciones interesantes que nos permiten aplicar formato condicional a texto, a fechas o encontrar rápidamente valores duplicados.

[Reglas superiores e inferiores] nos permite destacar rápidamente los valores mayores o menores de un rango, incluso en porcentajes. 

Cada una de las opciones tiene su propio cuadro de diálogo en el que debemos ingresar los criterios necesarios para crear la regla. 

Podemos utilizar [Resaltar reglas de celdas] > [Texto que contiene] para especificar -desde el cuadro de diálogo- una cadena de caracteres determinada y elegir el formato a aplicar a las celdas que contengan ese texto.

Podemos utilizar [Resaltar reglas de celdas] > [Una fecha] para especificar -desde el cuadro de diálogo- una fecha determinada y elegir el formato a aplicar a las celdas que cumplan esa regla. Este formato solo se aplicará si las celdas seleccionadas están en formato de fecha.

Podemos utilizar cualquiera de las opciones de [Resaltar reglas superiores e inferiores] para especificar -desde el cuadro de diálogo- la cantidad de valores que deseamos destacar (de forma predeterminada, 10)