Operaciones con Excel / Referencias relativas y absolutas

Para Excel, una fórmula es una ecuación que nos permite realizar cálculos con los valores que tenemos ingresados en la hoja de cálculo. Para que Excel indentifique que estamos solicitando que realice un cálculo, toda fórmula debe comenzar con el signo = (igual).

Para relacionar en una fórmula los distintos valores que vamos a utilizar en un cálculo, tenemos que usar operadores. Los operadores básicos de Excel son:

+ ------ SUMA
- ------ RESTA
* ------ MULTIPLICACIÓN
/ ------ DIVISIÓN

También podemos usar el acento circunflejo (^) para operaciones de potenciación. Por ejemplo, si escribimos =3^2 el resultado será 9 (el número que se coloca a continuación del acento circunflejo indica la potencia).

En una fórmula podemos usar valores constantes, como por ejemplo, =5+2. El resultado será, por supuesto, 7; sin embargo, si tuviéramos que cambiar esos valores, el resultado será siempre 7. En cambio, si en la fórmula utilizamos referencias a las celdas que contienen los valores, el resultado se modificará automáticamente cada vez que cambiemos alguno o ambos valores. Por ejemplo, si en las celdas A1 y B1 ingresamos valores constantes y los utilizamos en una fórmula para calcular la suma, podemos escribir =A1+B1 y de este modo, si modificamos cualquiera de esos valores, el resultado se ajustará automáticamente a los valores que encuentre en las celdas a las que se hace referencia en la fórmula.

Operaciones utilizando referencias de celdas.

Cálculos combinados

Cuando en una misma fórmula tenemos que realizar diferentes tipos de cálculo, Excel resolverá las operaciones dentro de la fórmula con un determinado orden de prioridad, siguiendo el criterio matemático de separación en términos. De este modo, el resultado de =3+4+5/3 es 8,67 que resulta de:

Si necesitamos obtener otro tipo de resultado, podemos introducir paréntesis en la fórmula, para indicarle a Excel que primero debe realizar los cálculos que se encuentran dentro de ellos. De este modo, el resultado de =(3+4+5)/3 es 4, que resulta de:

El orden de prioridad que aplica Excel para realizar los cálculos básicos que encuentra en una misma fórmula es:

1º) Cálculos entre paréntesis

2º) Multiplicación y división

3º) Suma y resta

Referencias relativas y absolutas

Cuando en una fórmula utilizamos referencias a las celdas, no solo nos facilita la actualización automática del resultado cada vez que modificamos los valores que contienen las celdas involucradas, sino que además nos facilita la repetición de la misma fórmula para completar rápidamente una planilla.

Por ejemplo:

1. UTILIZAMOS REFERENCIAS A LAS CELDAS EN LA PRIMERA CELDA DE CADA COLUMNA EN LA QUE TENEMOS QUE REALIZAR UN CÁLCULO.

2. SELECCIONAMOS LA CELDA QUE CONTIENE LA FÓRMULA QUE QUEREMOS COPIAR. VEREMOS QUE EN LA ESQUINA INFERIOR DERECHA SE DESTACA UN PEQUEÑO PUNTO QUE SE DENOMINA "CONTROLADOR DE RELLENO". AL ACERCAR EL MOUSE A ESTE CONTROLADOR DE RELLENO, EL PUNTERO TOMA LA FORMA DE UN CRUZ PEQUEÑA DE COLOR NEGRO.

3. ARRASTRAMOS DESDE EL CONTROLADOR DE RELLENO, Y AUTOMÁTICAMENTE SE COMPLETAN TODOS LOS RESULTADOS DE LA PLANILLA.

Si en la primera celda la fórmula era =B4+D4+F4, cuando arrastramos desde el controlador de relleno veremos que estas referencias cambian de acuerdo a la posición de las celdas dentro de la planilla. De este modo, en la segunda celda, la fórmula se ha adaptado automáticamente a =B5+D5+F5, y así sucesivamente, para poder calcular correctamente los resultados.

Este tipo de referencia se denomina referencia relativa, ya que hace referencia a la celda según la posición que ésta tenga dentro de la hoja de cálculo.

Pero podemos aplicar otro tipo de referencia a las celdas, para "fijar" la posición dentro de la hoja de cálculo y así evitar que tome una referencia relativa a las distintas posiciones que atraviesa al copiar la fórmula con el controlador de relleno. Por ejemplo, tenemos que calcular los precios de venta de distintos artículos, y necesitamos calcular el IVA a todos ellos. Si bien los valores de esta planilla varían en cada artículo (y necesitamos utilizar referencias relativas para estos cálculos), la tasa del IVA que tenemos que aplicar es la misma para todos ellos. Para simplificar nuestra tarea de cálculo, almacenamos esta tasa en una celda de la hoja de cálculo. Para evitar que cambie de valor al copiar la fórmula, la dejaremos "fija" presionando la tecla F4. Al presionar F4, la referencia de la celda presenta el signo $ anteponiendo a la letra que identifica a la columna y anteponiendo al número que indentifica a la fila, como por ejemplo, $B$3.

En una misma fórmula podemos combinar referencias relativas y absolutas, según el tipo de cálculos que necesitamos realizar.

Existen diferentes tipos de referencias absolutas:

$A$1: fija la celda

A$1: fija la fila

$A1: fija la columna

Las diferentes formas de referencia absoluta se obtienen presionando F4 una, dos o tres veces, respectivamente. Si presionamos F4 una cuarta vez, volvemos a obtener una referencia relativa.