Sin importar la versión de Excel que utilicemos (2007, 2010 o 2013) estos sencillos trucos nos pueden ayudar a resolver situaciones que se presentan en el trabajo cotidiano con las planillas de cálculo.
#1. Presionando
las teclas ALT y º simultáneamente se puede mostrar/ocultar las
fórmulas o los resultados. Este truco puede resultar útil si por error
presionamos esta combinación de teclas y –de repente!- vemos que han
desaparecido todos los resultados de nuestra planilla de cálculo.
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#2. Presionando
las teclas CTRL, SHIFT (MAYÚS) y flecha abajo podemos seleccionar todas
las filas de una hoja de cálculo, desde una fila seleccionada.
Presionando las teclas CTRL, SHIFT (MAYÚS) y flecha derecha podemos
seleccionar todas las columnas de una hoja de cálculo, desde una columna
seleccionada.
Dada la gran cantidad de celdas que tiene cada hoja
de cálculo (y generalmente solo usamos unas pocas), este truco puede
servir para seleccionar rápidamente las filas o columnas que no
utilizamos, y luego ocultarlas o eliminarlas.
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#3. Presionando las teclas CTRL y ENTER (INTRO), seleccionamos la totalidad de las celdas de una hoja de cálculo.
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#4. Para repetir un mismo dato en un rango de celdas podemos aplicar este procedimiento:
- Seleccionamos el rango de celdas en el que vamos a repetir el dato.
- Con el rango seleccionado, escribimos el número, el texto o la fecha
- Presionamos CTRL y ENTER (INTRO)
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#5. Si deseamos escribir texto en dos o más líneas dentro de una celda, presionamos las teclas ALT y ENTER (INTRO), cada vez que deseamos provocar un salto de línea.
Este truco puede resultar de utilidad cuando tenemos que ingresar un texto que supera el ancho de la celda, y no deseamos ajustar esta medida para que todas las columnas de nuestra planilla tengan un aspecto uniforme. Esta acción modificará el alto de la fila.
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#6. La tecla F5 abre el cuadro de diálogo Ir a, que nos permite escribir una referencia de celda para ir directamente a esa posición dentro de la hoja de cálculo.
Puede resultar útil para desplazarnos rápidamente dentro de planillas de datos extensas.
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#7. Para ocultar las fórmulas que utilizamos para obtener los resultados, debemos aplicar el siguiente procedimiento:
- Seleccionamos la celda o el rango de celdas que contienen fórmulas o funciones con el botón secundario del mouse; en el menú contextual hacemos clic en la opción Formato de celdas.
- En el cuadro de diálogo Formato de celdas hacemos clic en la solapa Proteger, tildamos la opción Oculta y hacemos clic en Aceptar.
- En Excel 2007 o 2010, vamos a Revisar/Proteger hoja (si lo deseamos, podemos escribir una contraseña)
Ahora, veremos en la celda el resultado, pero no se verá la fórmula en la Barra de fórmulas. Para volver al formato original, vamos nuevamente a Revisar/Desproteger hoja.
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#8. Para
ingresar rápidamente la fecha actual (sin escribirla ni utilizar la función HOY) presionamos las teclas CTRL y , (coma)
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#9. Para obtener información instantánea de un rango de celdas sin utilizar fórmulas, seleccionamos ese rango y observamos la Barra de estado (en la parte inferior de la pantalla de Excel). Automáticamente mostrará el Promedio, el Recuento y la Suma.
Si necesitamos otro tipo de cálculos instantáneos, hacemos clic con el botón secundario del mouse sobre la Barra de Estado y tildamos las opciones quedeseamos.
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#10. Muchas veces sentimos que imprimir nuestras planillas de cálculo es un problema. Queremos que los datos se muestren en una sola hoja, y sin embargo se imprime alguan hoja de más, con solo una fila o una columna. Para facilitar esta tarea, antes de imprimir podemos hacer las siguientes verificaciones:
- Ajustar el tamaño de papel para que coincida la configuración de la página con el tipo de hoja qeu tenemos para imprimir: Diseño de página/Configurar página/Tamaño.
- Ajustar los márgenes para aumentar el área de datos a imprimir: Diseño de página/Configurar página/Márgenes/Estrecho.
- Modificar la orientación del papel para que se ajuste mejor al diseño general de nuestra planilla: Diseño de página/Configurar página/Orientación.
- Ajustar en forma proporcional el área de impresión para que los datos se impriman en una sola hoja: Hacemos clic en el Iniciador de cuadro de diálogo del grupo Configurar página de la ficha Diseño de página; en la solapa Página del cuadro de diálogo tildamos la opción Ajustar a (ver imagen)
#11. La combinación de teclas CTRL y HOME (INICIO) nos permiten ubicarnos rápidamente en la celda A1.
#12. La combinación de teclas CTRL y END (FIN) nos permiten ubicarnos rápidamente en la última celda de un rango que contenga datos.
#13. La combinación de teclas SHIFT (MAYUS) y F2 nos permiten insertar un comentario en la celda seleccioanda.
#14. Para austar automáticamente el ancho de una columna al contenido más extenso de alguna de sus celdas, debemos hacer doble clic en la interseccción del encabezado de esta columna con la siguiente.
#15. Si deseamos mover los datos de un rango de celdas a otra hoja del mismo libro, seleccionamos el rango, y mantenemos presionada la tecla ALT mientras arrastramos la selección hacia la etiqueta de la hoja en la que deseamos colocarla.
#16. Para insertar rápidamente un gráfico de columnas, seleccionamos el rango de datos que deseamos graficar y presionamos la tecla F11. Automáticamente se insertará un nueva hoja de gráficos, con los datos seleccionados.
#17. Para eliminar los formatos que aplicamos a una celda o a un rango de celdas, seleccionamos el rango y vamos a Inicio/Modificar/Borrar/Borrar formatos. Este comando quitará todos los formatos de número, fuente o celda que hayamos aplicado, pero conservará el contenido.
#18. Si
deseamos mover los datos de un rango de celdas a otra hoja del mismo
libro, seleccionamos el rango, y mantenemos presionada la tecla ALT mientras arrastramos la selección hacia la etiqueta de la hoja en la que deseamos colocarla.
#19. Cuando trabajamos con planillas de datos muy estensas, nos puede resultar útil tener siempre visible la primera fila o la primera columna, para no perder de vista los encabezados que nos indican qué tipo de dato es el que estamos visualizando.
Para ello, vamos a Vista/Ventana/Inmovilizar y seleccionamos Inmovilizar fila superior o Inmovilizar primera columna, según nuestra preferencia. Ahora, podemos desplazarnos por la hoja de cálculo manteniendo siempre visible la fila o la columna que inmovilizamos.
#20. Quieres jugar un rato con Excel?
En 5 celdas contiguas escribe la función
=ALEATORIO.ENTRE(1;6)
Cada vez que presiones la tecla F9 se recalculará el resultado de las funciones que ingresaste, devolviendo un número al azar entre 1 y 6. De este modo, puedes pasar un rato entretenido jugando a la
Generala con Excel!!!
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